Vous êtes dans la section de Contrôle des invitations de PHPSurveyor.

A cet endroit, vous pouvez visualiser et éditer les invitations pour votre questionnaire.

Que sont les invitations
Afficher les invitations
Ajouter une nouvelle invitation
Importer/Télécharger un fichier CSV
Invitation par mail
Envoi d'un rappel
Génération des invitations

Les options suivantes sont accessibles dans la barre principale d'outils de l'écran de contrôle des invitations :

| Retouner à l'écran d'administration du questionnaire : Cliquez ici pour fermer l'écran de contrôle des invitations et revenir sur la page d'administartion par défuat de votre questionnaire.
| Afficher un résumé : Cliquez ici pour afficher une résumé des entrées de cette table des invitations et pour accèder à certaines options d'administration, comme :
| Mettre toutes les invitations à NON envoyées :
| Efface tous les enregistrements d'invitations envoyées. Ceci est généralement utilisé si quelque chose s'est mal passé avec les mail d'invitation et que vous voulez recommencer la totalité des envois d'invitations.
Supprimer tous les codes des invitations :
| Efface tous les codes d'invitation qui ont été générés.
Supprimer toutes les invitations :
| Efface toutes les invitations pour le questionnaire sélectionné.
Effacer la table des invitations :
| Efface la table d'invitation de votre questionnaire. Celui-ci deviendra accesible à tous.
| Afficher les invitations : Cliquer ici pour voir toutes les invitations du questionnaire.
| Ajouter une nouvelle invitation : Cliquer ici pour ajouter un nouveau participant à votre liste des invitations.
| Importer les invotations depuis un fichier CSV : Cliquez ici pour importer un fichier CSV contenant les noms et les adresses mail. Le fichier CSV doit être de la forme : données délimitées par des virgules, sans guillemet ni apostrophe. La première ligne est interprétée comme une ligne de titre. L'ordre des données doit être : prénom, nom, mail, [Code invitation]. Le champ [Code invitation] est optionnel.
| Envoyer une invitation par mail : Cliquez ici pour envoyer les invitations par mail aux participants enregistrés dans la tables des invitations.
| Envoyer un rappel par mail : Cliquez ici pour envoyer un rappel par mail aux participants enregistrés dans la table des invitations. Les rappels ne sont envoyés qu'aux participants à qui une invitation a déjà été envoyée.
| Générer des invitations : Cliquez ici pour générer des codes uniques d'invitations pour les participantsck here to generate unique random token numbers for your participants. Bien qu'il soit possible de créer manuellement des codes d'invitation ou de les importer depuis un fichier CSV, il est préférable d'utiliser cette fonctionnalité qui s'assure qu'il n'y a pas de doublons dans les codes d'invitation.
| Effacer la table des invitations : Cliquez ici pour supprimer la table des invitations et les invitations rattachés de votre questionnaire. Celui-ci deviendra accessible à tout le monde.

Que sont les invitations ?
Les invitations sont un système permettant de construire des questionnaires contrôlés. Un questionnaire contrôlé permet de définir une liste de participants, de personnes invitées à répondre à ce questionnaire et donc de contrôler leur accès à celui-ci. Un code d'invitation est assigné à chaque participant. Ce code permet d'accéder au questionnaire.

Quand les invitations sont activées pour votre questionnaire, les seul personnes qui peuvent y accèder sont celles qui possèdent un code d'invitation présent dans la table des invitations. En utlisant la section de contrôle des invitations de PHPSurveyor, vous pouvez Ajouter, Editer, Supprimer et Modifier les invitations.

Le système d'invitations de PHPSurveyor vous permet de contrôler qui a accédé à votre questionnaire, d'envoyer des invitations et des rappels d'invitations aux participants, et de voir s'ils ont répondu. Si vous faites un questionnaire non-anonyme, vous pourrez retrouver les réponses d'un participant précis.

Afficher les invitations
A l'affichage des invitations, vous pouvez voir toutes les entrées (par lot de 50 ou selon votre choix). La partie haute de l'affichage est la barre d'outils Visualisation de contrôle des données. Elle comprend les options suivantes :

| Montrer le début : Cliquez ici pour voir les entrées depuis le début de la liste.
| Montrer le précédant : Cliquez ici pour voir le précédent lot d'entrées.
| Montrer le suivant : Cliquez ici pour voir le lot suivant d'entrées.
| Montrer la fin : Cliquez ici pour voir la dernière entrée de la liste.

Vous pouvez aussi définir le nombre d'invitations affichées, le point de départ de l'affichage des entrées en utilisant les champs "Enregistrements affichés :" et "A partir de :" , puis en cliquant sur "Afficher".

Ordre d'affichage
En visualisation des invitations, au dessus de chaque colonne se trouve le nom du champ et un icône de tri (). En cliquant sur cet icône, l'affichage des invitations sera réorganisée suivant l'ordre alphabétique de cette colonne.

Actions
Certaines opérations peuvent être effectuées sur chaque invitations. Ces opérations sont listées ci-dessous :

| Editer l'invitation : Cliquer ici pour éditer cette invitation.
| Supprimer l'invitation : Cliquez ici pour supprimer cette invitation.
| Faire le questionnaire : Cliquez ici pour remplir le questionnaire en utilisant cette invitation.
| Voir les réponses : Cliquez ici pour voir les réponses au questionnaire de ce particpant (disponible suivant le cas).
| Envoyer une invitation par mail à cette entrée : Cliquez ici pour envoyer une invitation par mail seulement à ce participant.
| Envoyer un rappel par mail à cette entrée : Cliquez ici pour envoyer un rappel d'invitation uniqiement à ce participant.

Ajouter une nouvelle invitation
Sur cet écran, vous pouvez créer une nouvelle invitation ajoutant ainsi un participant supplémentaire à la liste des personnes qui peuvent remplir ce questionnaire. Les champs disponibles sont :
Prénom : Le prénom du participant
Nom : Le nom du participant
Mail: L'adresse mail du participant
Code de l'invitation : Le code d'accès unique de chaque participant pour remplir le questionnaire. Bien que vous puissiez créer manuellement vos propres codes à cet endroit, il est préférable d'utiliser la fonctionnalité "Générer les invitations" plus tard et de laisser vide, dans l'immédiat, ce champ.
Invitation envoyée ? : Si un "Y" est dans ce champ, le participant ne recevra pas de mail d'invitation quand vous choisirrez "Envoyer les invitations par mail". Si quelque chose d'autre se trouve dans ce champ, le mail d'invitation sera envoyé.
Complété ? : Si un "Y" est dans ce champ, le participant ne pourra pas utiliser son invitation. Quand un participant invité a fini de remplir un questionnaire, ce champ bascule à "Y".

Il n'y a pas de champ obligatoire dans l'écran "Ajouter une invitation". Vous pouvez inclure autant d'informations que vous le souhaitez. Il n'y a pas de contrôle de doublons rendant possible l'utilisation répétée du même nom.

Importer/Exporter un fichier CSV
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez importer un fichier CSV contenant le nom et l'adresse mail d'une liste de participants à utiliser avec votre questionnaire dans PHPSurveyor. Le fichier CSV doit être enregistré avec des données séparées par des virgules et sans marque de délimitation de texte (" ou '). La première ligne de ce fichier est toujours interprétée comme une ligne de titre et ne sera jamais importée (prudence !). Votre fichier CSV devrait ressembler à cela :

Prénom, Nom, Mail, Code invitation Jason, Cleeland, jason@cleeland.org, Bob, Jones, bob@cleeland.org,

Notez que la dernière colonne (Code invitation) est optionnelle. Vous pouvez importer vos propres codes d'invitations. Cela peut être pratique si vous voulez utilisez une autre méthode de génération des codes d'invitations. Par exemple, si votre questionnaire est destiné à tous les membres d'une même entité, vous pourriez souhaiter que le code d'invitation corresponde au numéro de la carte de membre de chaque participant.

Envoyer les invitations par mail
Utilisez cette fonctionnalité pour envoyer les invitations à tous les participants enregistrés dans votre table des invitations. Avant d'envoyer les mail, PHPSurveyor vérifie que toutes les conditions suivantes sont remplies :
a) L'adresse mail existe
b) Les codes d'invitations ont été générés
c) Une invitation n'a pas déjà été envoyée
d) Le participant n'a pas encore répondu au questionnaire

Chaque invitation est personnalisée en reprenant les données de la table des invitations. Vous avez la possibilité de modifier l'objet et le corps du mail avant son envoi. Pour utiliser des informations de la table des invitations dans le corps du mail, vous pouvez utilisez les codes de fusion suivants :
{FIRSTNAME}: Prénom
{LASTNAME}: Nom
{SURVEYNAME}: Nom du questionnaire
{ADMINNAME}: Nom de l'administrateur du questionnaire
{ADMINEMAIL}: Mail de l'administrateur du questionnaire

Par exemple, si votre message est de la forme "Cher/Chère {FIRSTNAME} {LASTNAME} Voici un questionnaire intitulé - {SURVEYNAME} - à remplir. Cordialement {ADMINNAME}", le destinataire recevra un mail ressemblant à ceci "Cher/Chère George Bush Voici un questionnaire intitulé - Mes vacances - à remplir. Cordialement Jason Cleeland".

Envoyer les rappels par mail
Utilisez cette fonctionnalité pour envoyer des mails de rappels à des aprticpants enregistrés dans votre table des invitations. Avant d'envoyer les mail, PHPSurveyor vérifie que toutes les conditions suivantes sont remplies :
a) L'adresse mail existe
b) Les codes d'invitations ont été générés
c) Une invitation a déjà été envoyée
d) Le participant n'a pas encore répondu au questionnaire

Générer les codes d'invitations
Utilisez cette fonctionnalité pour générer des codes uniques d'invitations pour chaque participant de la table d'invitations qui n'en disposerait pas déjà.