Joe
(joe1011010)

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2010-03-07
3.97

# Sacándole el máximo partido a &kappname;

Mientras que usted podría seguir adelante, haciendo clic en algunos botones y rellenando algunos datos, después de un tiempo podría decidir que lo ha hecho mal y empezar de nuevo, incluso si leyó la documentación de cada parte de &kappname;.

Obtendrá un sistema más efectivo si emplea un poco de tiempo planeando cómo va a usar &kappname;, así que siga los pasos que se dan aquí.

## Contabilidad básica

Imagine su dinero como bolas o habas, y que para evitar que anden rodando por ahí las mantiene en cajas o vasijas. La contabilidad, o la llevanza de libros, es el proceso de contar las habas de una vasija, o de varias vasijas.

Usted tiene dinero en la vasija llamada Efectivo. Compra algunos bienes, así que saca algunas habas de la vasija de Efectivo y las coloca en otra vasija llamada Suministrador. El suministrador le da algunos bienes a cambio de efectivo, así que saca las habas de la vasija marcada como Suministrador y las pone en la vasija llamada Bienes.

Los bienes tienen un valor (el precio que usted ha pagado), así que todavía tiene la misma cantidad de habas, algunas representan efectivo y otras representan bienes.

En este caso, tiene dos movimientos de habas, o transacciones. Cada transacción necesita dos entradas, una para sacar las habas y otra para meterlas. Esto se llama llevanza de libros de doble entrada o contabilidad de doble entrada. El registro de las transacciones se hace en un Libro mayor; cada vasija se conoce como Cuenta o Código de libro mayor.

Ahora toma algunos bienes y se los da a un cliente, quien le da efectivo a cambio. Los bienes valían algunas habas y, esperamos, el cliente nos ha dado más habas que eso, de forma que obtenemos un beneficio. Para simplificar mucho, las habas de la vasija de Bienes vuelven como Efectivo, pero podemos dividir eso como el Coste de los bienes vendidos y el Beneficio. Esta transacción tiene tres entradas; un lado de la doble entrada se ha dividido.

Esto será cubierto adecuadamente al establecer cuentas para negocios.

### Definir las cuentas (registros personales)

La mayoría de las cuentas, o vasijas, de antes representan una medida de su valor. El efectivo y los bienes representan nuestros Activos; también lo hace lo que nos deben, incluso si nuestros clientes aún no nos han dado el dinero. El dinero que debemos nosotros, digamos si aún no hemos pagado a nuestros suministradores, son nuestros Pasivos. Estas cuentas se pueden transferir a Efectivo y tener un valor.

Cualquier vasija que no se puede valorar son Ingresos o Gastos, como facturas de teléfono sin pagar que serían un gasto, porque ya hemos hecho las llamadas. Aunque éstas no tienen un valor, es útil controlar cuánto hay en cada una.

En algunos casos, un suministrador es un Pasivo, en otras es un Gasto. Esto es algo que necesitamos considerar y decidir para cada caso. De forma similar, puede establecer un préstamo como Pasivo, en particular si transfiere el dinero a su cuenta del banco, pero podría ser un Gasto si era para comprar muebles.

Considere cómo quiere analizar sus ingresos y gastos. Esto decidirá cómo los configura.

Finalmente, considere si desea que todo esté en un conjunto de cuentas, o en dos o más. Esto puede depender del marco legal o sólo de cómo quiere analizar las cosas. Cada conjunto de cuentas debería manejarse por separado.

### Definir las cuentas (registros de negocios)

Esto es similar a establecerlas para uso personal, pero necesita seguir unas pautas legales. No las discutiremos aquí, pero debería tener una idea de cuáles son.

## Trasladando sus finanzas a &kappname;

Entonces, recoja sus papeles y mire las siguientes secciones para cada elemento de &kappname;.

### Cuentas

Estas tienen un valor. Los asientos se crean frente a una o más cuentas.

#### Cuentas - Activos

Estas son las cuentas que contienen el dinero y las posesiones que desea monitorizar. Están disponibles los siguientes tipos:

Cuentas corrientes

  Cuenta corriente bancaria estándar.

Ahorros

  Cuenta de ahorros bancaria estándar.

Efectivo

  Dinero en su mano o cartera.

Préstamo

  Préstamos que le ha hecho a alguien.

Inversiones

  Dinero que ha invertido.

Activos

  Propiedades, colecciones, etc.

#### Cuentas - Pasivos

Estas son las cuentas que representan las deudas y el dinero que debe que desea monitorizar. Están disponibles los siguientes tipos:

Tarjeta de crédito

  Cuenta estándar de tarjeta de crédito.

Préstamo

  Préstamos hechos a usted, hipotecas, etc.

Pasivos

  Cualquier otra cosa que usted debe que no es un préstamo.

### Organizaciones

Estas son completamente opcionales, y se pueden utilizar para agrupar cuentas y mostrar un valor total para todas las cuentas de cada grupo.

### Categorías

Estas representan cuentas de ingresos y gastos no gestionadas que no tienen un valor. El valor total de las transacciones se muestra frente a cada categoría. Para cada transacción, se requiere una categoría o cuenta de transferencia .

### Subcategorías

Las categorías se pueden dividir en subcategorías, pero los totales de las subcategorías no se incluyen en el total de la categoría de nivel superior.

### Beneficiarios

Estos son opcionales para las transacciones. Se requieren para los Asientos programados. Un historial de asientos, con la categoría, se muestra frente a cada beneficiario.

### Asientos programados

Donde ocurren transacciones regulares, se puede establecer una programación. Los asientos se crean a partir de una programación; cualquiera que esté vencido, se verá en la página principal.

## Consejos útiles

A menos que usted guarde su dinero bajo las baldosas, probablemente querrá hacer uso de una o más organizaciones donde tendrá cuentas, que pueden ser de crédito o de débito. Para familiarizarse con la forma en la que funciona &kappname;, elija una cuenta que quiera gestionar con &kappname; y seleccione Archivo Nuevo para configurar un archivo de cuenta.

Si ha usado otro gestor de finanzas personales, puede importar los datos desde ahí a &kappname;.

Si tiene recibos de entrada o salida de esta cuenta, vaya a Beneficiario e introduzca los nombres de tanto los beneficiarios como los pagadores implicados; después, vaya a Programación y rellene una nueva programación para cada asiento. Si no ha introducido el beneficiario o el pagador, &kappname; le ofrecerá la oportunidad de hacerlo mientras introduce la programación.

Para añadir otros asientos nuevos vaya al Libro mayor; puede añadir nuevos beneficiarios y categorías en mitad de un asiento yendo a Beneficiarios o a Categorías antes de introducir la transacción.

Probablemente se encontrará con que las categorías predeterminadas no se ajustan exactamente a sus necesidades; puede eliminar fácilmente las que sabe que no va a necesitar nunca, y añadir otras que sí necesitará. Cuando esté introduciendo un asiento, sólo tendrá que teclear unas pocas letras de una categoría y &kappname; le ofrecerá una lista desplegable de las categorías que coincidan, entre las que podrá elegir.

Puede añadir diferentes cuentas gestionadas por diferentes organizaciones; la preferida se mostrará cuando abra &kappname;, pero puede cambiar rápidamente a cualquiera de las otras.

Cuando haga un pago, &kappname; averiguará cuál debería ser el siguiente número de cheque; borre esto si no va a hacer un pago por cheque, o edítelo si el primer cheque que introduzca no es el número 1. Alternativamente, es posible desactivar el incremento automático de los números de cheque.

De vez en cuando puede obtener extractos de su cuenta de las entidades que utiliza; puede conciliar sus cuentas de &kappname; con las de estos extractos, de forma que tendrá un extracto preciso del estado actual de sus finanzas.

Si va a Informes, encontrará varios informes por defecto. Para personalizarlos, abra uno similar al estilo que usted prefiera y seleccione «Nuevo» (no «Copiar»). Entonces puede personalizarlo según sus necesidades y marcarlo como el informe preferido, si lo desea.

A pesar de que &kappname; no está orientado al uso en el contexto de un negocio, si lleva un negocio de su propiedad y no necesita funciones de nómina, probablemente encontrará que &kappname; es lo suficientemente personalizable para satisfacer sus necesidades, en particular con lo que se refiere a presupuestos y funcionalidades de diagnóstico, y puede exportar sus informes personalizados vía CSV a otras aplicaciones.